La gestion des réservations est l’un des pivots opérationnels du Club House. Notre objectif était double : remplir au mieux les créneaux sans créer d’attente inutile, et garantir un équilibrage des courts en fonction de leur état. Pour y parvenir, j’ai systématisé une méthode en trois temps. 1) Vérifier en début de service la situation réelle des terrains (propreté, humidité, état des lignes et des filets) et consigner un commentaire rapide. 2) Contrôler le planning de la journée et identifier les “nœuds” potentiels (groupes, doublons, intervalles trop courts). 3) Préparer deux ou trois plans de repli en cas d’imprévu, par exemple un basculement de créneau ou une relocalisation sur un court moins exposé au vent.
Côté adhésions, la transparence est la règle. J’ai clarifié l’offre en quelques messages simples (avantages, tarifs, priorités de réservation, vie du club) et adopté une démarche de conseil : comprendre l’usage attendu (fréquence, niveau de jeu, souhait d’intégrer un groupe), puis orienter vers la formule la plus pertinente. Cette écoute active réduit les hésitations et renforce la confiance. Pour tracer correctement les inscriptions, je me suis imposé une rigueur administrative : orthographe des noms, contacts, consentements, encaissements, et rangement des pièces justificatives. Un dossier propre évite de nombreuses relances.
L’accueil, enfin, est un art d’équilibre. Il s’agit de recevoir chaleureusement, de répondre avec précision, et d’aboutir à une action utile (réserver, encaisser, informer). Lors des pics d’affluence, j’ai utilisé des techniques très concrètes : file d’attente matérialisée, annonces courtes pour indiquer le temps d’attente, priorisation des demandes rapides (ex. remise d’une boisson) afin de fluidifier la file, et regroupement des réponses sur les questions récurrentes (“comment adhérer ?”, “quels sont les créneaux libres cet après‑midi ?”). Quelques indicateurs m’ont aidé à piloter : temps d’attente perçu, taux d’occupation des courts en fin de journée, nombre d’adhésions finalisées. Ces données simples, relevées régulièrement, permettent de progresser sans lourdeur et d’aligner l’équipe sur des objectifs partagés.